Se entiende por dietas y asignaciones para gastos de viaje
aquellas cantidades que la empresa paga al trabajador cuando tiene que
desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro de
trabajo, por tanto no son gastos de
representación como erróneamente consideran muchos.
Estos desplazamientos producen una serie de gastos, como
son los de transporte, comidas, y en caso de tener que pasar fuera una o varias
noches, gastos de alojamiento.
En principio es una retribución
que el trabajador recibe de su empresa, y por tanto debería incluirla en su
declaración de la renta. Pero la ley ha entendido que como se trata de
cantidades que lo que pretenden es compensar una serie de gastos que se van a
producir para el trabajador por motivos laborales, no deben tributar. La Ley
del IRPF (LIRPF) determina que deberán ser consideradas como rendimiento del
trabajo las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de
locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de
hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan. Eso sí,
establece una serie de límites y condiciones para que esas cantidades no
tributen, si se exceden los límites o se incumplen las condiciones, habrá que
declarar esos excesos, pasando a formar parte del salario de quien los perciba.
Ni que decir tiene que lo que
les voy a relatar no pacifica la situación creada por la administración
Tributaria y que esta partida de gasto, cuando hay una inspección en la empresa
pagadora, suele ser un caballo de batalla con la Administración. Esto es
debido, en gran medida, a que para la empresa se trata de un gasto deducible en
el Impuesto sobre Sociedades mientras que para el trabajador no es un ingreso
integrable en su base imponible. Esta asimetría es la que genera que estos
gastos puedan prestarse a mala praxis. Se trata pues, de un gap auspiciado por
la normativa que genera una gran controversia entre empresa, trabajador y
Hacienda. Por ello es muy importante que
la empresa acredite y justifique el desplazamiento.
Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de
manutención y estancia.
A. Reglas generales:
1. A efectos de lo previsto en el
artículo 17.1.d) de la Ley del Impuesto, quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones
para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en
establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados
en este artículo.
2. Asignaciones para gastos de
locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a
compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace
fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su
trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
a) Cuando el empleado o trabajador
utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique
mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que
resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se
justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y
aparcamiento que se justifiquen.
3. Asignaciones para gastos de manutención y estancia. Se
exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los
gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás
establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del
lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.
Salvo en los casos previstos en la
letra b) siguiente, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un
período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas
asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones,
enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.
a) Se considerará como
asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles,
restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las
siguientes:
1.º Cuando se haya pernoctado en
municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la
residencia del perceptor, las siguientes:
Por gastos de estancia, los
importes que se justifiquen. En el caso
de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera,
no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que
no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del
territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a
territorio extranjero.
Por gastos de manutención, 53,34
euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español,
o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio
extranjero.
2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de
trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las
asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros
diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al
extranjero, respectivamente.
En el caso del personal de vuelo de
las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de
manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden
a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si
corresponden a desplazamiento a territorio extranjero. Si en un mismo día se
produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda
según el mayor número de vuelos realizados.
A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá
acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
b) Tendrán la consideración de dieta exceptuada de gravamen
las siguientes cantidades:
1.º El exceso que perciban los
funcionarios públicos españoles con destino en el extranjero sobre las
retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de hallarse destinados en
España, como consecuencia de la aplicación de los módulos y de la percepción de
las indemnizaciones previstas en los artículos 4, 5 y 6 del Real Decreto
6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el régimen de retribuciones de los
funcionarios destinados en el extranjero, y calculando dicho exceso en la forma
prevista en dicho Real Decreto, y la indemnización prevista en el artículo 25.1
y 2 del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón
del servicio.
2.º El exceso que perciba el
personal al servicio de la Administración del Estado con destino en el
extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría por sueldos, trienios,
complementos o incentivos, en el supuesto de hallarse destinado en España. A
estos efectos, el órgano competente en materia retributiva acordará las
equiparaciones retributivas que puedan corresponder a dicho personal si
estuviese destinado en España.
3.º El exceso percibido por los
funcionarios y el personal al servicio de otras Administraciones Públicas, en
la medida que tengan la misma finalidad que los contemplados en los artículos
4, 5 y 6 del Real Decreto 6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el
régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero o no
exceda de las equiparaciones retributivas, respectivamente.
4.º El exceso que perciban los
empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones
totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas
extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro
concepto, por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de
hallarse destinados en España.
Lo previsto en esta letra será
incompatible con la exención prevista en el artículo 6 de este Reglamento.
4. El régimen previsto en los
apartados anteriores será también aplicable a las asignaciones para gastos de
locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados
específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo
móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a
desplazamientos a municipio distinto del que constituya la residencia habitual
del trabajador.
5. Las cuantías exceptuadas de
gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de
Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los
funcionarios públicos.
6. Las asignaciones para gastos de
locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este
artículo estarán sujetas a gravamen.
B. Reglas especiales:
1. Cuando los gastos de locomoción
y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes
presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo
que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente
podrán minorar sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos,
en las siguientes cantidades, siempre que justifiquen la realidad de sus
desplazamientos:
a) Por gastos de locomoción:
Cuando se utilicen medios de
transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o
documento equivalente.
En otro caso, la cantidad que
resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje
y aparcamiento que se justifiquen.
b) Por gastos de manutención, los
importes de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento
dentro del territorio español o al extranjero.
A estos efectos, los gastos de
estancia deberán estar en todo caso resarcidos por la empresa y se regirán por
lo previsto en la letra a) del apartado 3 de la letra A de este artículo.
2. Estarán exceptuadas de gravamen
las cantidades que se abonen al contribuyente con motivo del traslado de puesto
de trabajo a municipio distinto, siempre que dicho traslado exija el cambio de
residencia y correspondan, exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención
del contribuyente y de sus familiares durante el traslado y a gastos de
traslado de su mobiliario y enseres.
3. Estarán exceptuadas de gravamen
las cantidades percibidas por los candidatos a jurado y por los jurados
titulares y suplentes como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, de
acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 385/1996, de 1 de marzo, por el que
se establece el régimen retributivo e indemnizatorio del desempeño de las
funciones del jurado, así como las percibidas por los miembros de las Mesas
Electorales de acuerdo con lo establecido en la Orden Ministerial de 3 de abril
de 1991, por la que se establece el importe de las dietas de los miembros de
las Mesas Electorales.
ENLACES CON OTRAS REFERENCIAS “INFORMA”
- 128204 GASTOS DE LOCOMOCIÓN: CONCEPTO.
- 128205 GASTOS DE MANUTENCION Y ESTANCIA: CONCEPTO
- 128897 TRANSPORTE DE MERCANCIAS POR CARRETERA: GASTOS ESTANCIA 2008
El programa INFORMA es una base de
datos que contiene, en formato pregunta-respuesta, los principales criterios de
aplicación de la normativa tributaria.
